La integración de sistemas es una herramienta que optimiza el trabajo de los equipos en el entorno empresarial.
Esta solución tecnológica es una aliada de la empresa y mejora todo el flujo de trabajo, con impactos positivos en todas las áreas y en el servicio al cliente final.
En un contexto de tanta transformación digital, las organizaciones siguen teniendo dudas sobre cómo integrar los sistemas de forma coherente. Y es por eso que Ingeniería Tronix ha atendido esa demanda en el mercado empresarial .
¿Qué es la integración de sistemas?
La integración de sistemas puede definirse como la conexión entre varios sistemas, de forma que las distintas áreas de la empresa trabajen de forma conjunta y automatizada.
Esta integración permite una mayor interacción entre las herramientas digitales y las diferentes plataformas tecnológicas.
Es importante destacar que el concepto es amplio y abarca las operaciones personalizadas, la arquitectura de la información específica para cada tipo de negocio, la inteligencia de datos y otras tecnologías. Al fin y al cabo, la integración tendrá características diferentes en cada organización.
En general, este modelo de trabajo «unifica» diferentes tipos de software (los que utiliza la empresa para gestionar los pagos, los procesos, la atención al cliente, las compras, etc.) permitiendo que la información esté actualizada y disponible en todos los sistemas.
Incluso más fácil y simplificado que varias integraciones entre sistemas también podemos tener una plataforma digital centralizada y eficiente que realiza las operaciones. Incluso, cuando hay sistemas separados, realiza la integración con estos sistemas manteniendo la información siempre actualizada y concentrada en una plataforma centralizada y eficiente.
Para hacerlo más sencillo: la integración de sistemas permite que la información introducida por el área de ventas, por ejemplo, sea accesible para el departamento de inventarios, optimizando la logística de la empresa. ¡Y esto puede ocurrir entre todas las áreas!
El uso de sistemas integrados ayuda a mejorar la productividad, el servicio al cliente, el uso de nuevas tecnologías, los procesos de trabajo internos e incluso la reputación de la marca en el mercado.
¿Qué importancia tiene la integración de sistemas?
La integración de sistemas es importante para diferentes tipos de organizaciones. Ayuda a crear rutinas más inteligentes con una comunicación eficaz entre las áreas, la definición de estrategias conjuntas y el aumento de los resultados globales.
Puede aplicarse en diferentes situaciones, con el objetivo de reducir los gastos, simplificar las actividades diarias e identificar cuellos de botella en los procesos operativos. Pero ¿cómo identificar que la empresa necesita integrar los sistemas?
- Siempre que haya implantación o intercambio de sistemas;
- En los casos de demanda de mayor transformación digital;
- Cuando la empresa está interesada en aumentar la productividad;
- En los casos de incoherencia de la información entre sistemas, como, por ejemplo, una base de datos de clientes;
- Cuando el cliente exige un servicio de mayor calidad.
¿Cuáles son los tipos de integración de sistemas?
Los que piensan que sólo hay una manera de integrar los sistemas y mejorar la estrategia de rendimiento se equivocan. Pero ¿sabes qué tipos de integración de sistemas existen?
Intercambio de datos electrónicos
Esta solución es compleja, ya que requiere un software específico para «traducir» los datos de otros sistemas.
La plataforma captará información de otras herramientas y la exportará a un único sistema con estandarización de datos y flujo de trabajo continuo.
Base de datos
En esta opción, la empresa compartirá una única base de datos entre diferentes sistemas con la ayuda de una plataforma de extracción de datos. En este caso, la seguridad de la información debe ser una preocupación constante para evitar la fuga de datos y las actualizaciones que puedan provocar incoherencias en la base de datos.
APIs
Por último, presentamos la API, sigla de Application Programming Interface, que significa Interfaz de Programación de Aplicaciones.
Es la solución más utilizada por las empresas, ya que es moderna, ofrece un excelente rendimiento y es fácil de usar.
En general, funciona como una especie de puente que conecta los sistemas, transmitiendo los datos de un lado a otro de forma cifrada, segura y ágil.
Es la solución ideal para quienes buscan una opción coherente y más sencilla para la integración de sistemas, además de ser muy segura.
Ventajas de la integración de sistemas
Saber cómo realizar la integración de sistemas y aplicarla en la empresa es importante para mejorar el rendimiento del negocio. Los beneficios son globales y se perciben en todos los ámbitos de la organización. Entre las principales ventajas, podemos mencionar:
- Optimización de los procesos: los procesos se simplifican, ya que la ejecución se realiza de forma integrada. Un sector sabe exactamente qué, cuándo y cómo hacer un determinado proceso, con mejoras para toda la empresa.
- Reducción de costos: al crear flujos automatizados y reducir los cuellos de botella, la integración de sistemas también garantiza la reducción de costos. Al fin y al cabo, los procesos sencillos e inteligentes se traducen en ahorro y eficacia operativa.
- Mejora del rendimiento: todas las operaciones se realizan con mayor precisión, ya que los sectores se comunican mejor y es posible medir los indicadores de rendimiento. Esto se ve en las entregas finales, con un aumento de los resultados y mejoras en el rendimiento.
- Mitigación de errores: con los datos integrados, los sistemas comprenden qué pasos quedan por ejecutar para concluir un proceso. Así se reducen las posibilidades de que se produzcan fallas o incluso la ejecución de tareas duplicadas.
- Integración entre áreas: el principal beneficio es la integración entre los diferentes sectores de la empresa. Esto garantiza una comunicación más eficaz, una alineación estratégica y una mayor coherencia en los flujos de trabajo.
En un sentido más amplio, se puede decir que la integración de sistemas permite la Gestión de Procesos de Negocio (BPM – Business Process Management). Con todos los procesos automatizados e integrados, es posible encontrar las deficiencias en las operaciones y mejorarlas continuamente.
Riesgos de no gestionar la integración de sistemas
Las empresas que no integran los sistemas corren el riesgo de encontrar fallas con mayor frecuencia, además de obtener resultados que no cumplen las expectativas. Los principales riesgos de no aplicar un enfoque integrado son:
Toma de decisiones basada en información errónea
La falta de integración puede dar lugar a una información errónea y, en consecuencia, a la toma de decisiones equivocadas.
Cuando el sistema no está integrado, la información puede enviarse de forma incoherente, incompleta o errónea, incluida la posibilidad de manipular los datos.
Bajo rendimiento
La falta de datos coherentes tendrá un impacto directo en el rendimiento de la empresa. Cuando la información no llega a quienes la necesitan en el plazo adecuado, la empresa puede dejar de suministrarla, tener procesos más lentos o invertir recursos en procesos ya realizados.
Pérdidas financieras
La lentitud en los procesos, la escasa o nula inversión estratégica de recursos y la falta de alineación entre las áreas pueden repercutir en las finanzas de las empresas.
Esto se debe a que la calidad final de los productos y servicios se ve comprometida, los clientes quedan insatisfechos y el volumen de ventas disminuye.
En Ingeniería Tronix analizamos y entendemos los sistemas existentes y los que se tienen que integrar para crear el ecosistema con las características que busque el cliente siempre basados en sistemas inteligentes, fáciles y ágiles para la mejora de los procesos y flujos de información de cualquier empresa.